Projektas „Į rezultatus orientuoto mąstymo kultūros taikymas Europos socialinio fondo agentūroje“

2015-09-09

Nuo 2010 m. Europos socialinio fondo agentūra (ESFA) sistemingai taiko priemones, orientuotas į rezultatus, kuriomis siekiama plėtoti į rezultatus orientuoto mąstymo kultūrą. Kiekviena priemonė turi specifinį tikslą ir leidžia pasiekti specifinių rezultatų. Toliau pateikiami šių priemonių pavyzdžiai, kurie gali būti pritaikomi ir kitose organizacijose.

Procesinio valdymo diegimo ESFA tikslas – atsisakyti vertės nekuriančių žingsnių procesuose, eliminuoti dubliavimus, procesus padaryti aiškesnius ir paprastesnius, deleguoti dalį atsakomybių į žemesnius valdymo lygius, sutrumpinti procesų informacijos paieškos laiką, paskirti už procesus atsakingus darbuotojus, kurie nuolat rūpintųsi procesų „sveikata". Palaikantiems ir pagrindiniams procesams išgryninti ir pagerinti suburtos atitinkamos darbo grupės pasiekė, kad būtų optimizuotos skirtingų padalinių atliekamos funkcijos. Taip pat išsiaiškinti kliento reikalavimai bei tiekėjo galimybėskiekvienam procesui, identifikuotos procesams reikalingos įeigos ir gaunami rezultatai. Paskatintas palaikančiųjų ir pagrindinių procesų vieningos praktikos formavimas.

Siekiant sutrumpinti pagrindinių veiklų (mokėjimo prašymų, projektų sutarčių keitimų, viešųjų pirkimų dokumentų, ataskaitų tikrinimo, paraiškų vertinimų) atlikimo laiką, vykdoma nuolatinė stebėsena. Stebėsenos tikslas apskaičiuoti pagrindinių veiklų atlikimo normas ir jas panaudoti prognozuojant darbuotojų apkrovimą, siekiant tinkamai paskirstyti darbo krūvius projektų valdymo skyriuose bei nustatyti pagrindinius veiksnius, lemiančias veiklų atlikimo trukmes ir įvertinti galimybes atlikti korekcinius veiksmus. Informacija apie veiklų atlikimo normas renkama periodiškai, duomenis veda projektų valdymo skyrių darbuotojai – projektų vadovai. Darbuotojai nurodo, kiek laiko užtrunka projektų vadovai, atlikdami konkrečią veiklą. Taip pat pateikiama ir kita svarbi informacija, t.y. ar buvo prašoma projektų vykdytojų tikslinti informaciją, kiek kartų buvo ši informacija tikslinta, kokios buvo klaidos, neatitikimai ir panašiai. Visa ši informacija kaupiama vienoje sistemoje, kur galima lengvai rasti visus analizei reikalingus įrašus. Siekiant kuo tikslesnės informacijos, darbuotojai negali matyti kitų darbuotojų suvestos informacijos.

Įdiegus Dokumentų valdymo sistemą (DVS) buvo optimizuotas dokumentų valdymo procesas, nes dauguma vidinių dokumentų yra rengiami, derinami ir pasirašomi DVS. Taip pagreitinami procesai bei palengvinama prieiga prie reikiamos informacijos. Šioje sistemoje buvo įdiegta teksto atpažinimo funkcija – galima vykdyti paiešką skenuotų dokumentų turinyje. Buvo patobulintas projektų dokumentų ir su jais susijusios informacijos valdymas, sukurtos sąsajos tarp atskirų sistemos elementų – taip užtikrintas lengvesnis reikiamos informacijos pasiekiamumas. DVS sukurta darbuotojų pavadavimo funkcija užtikrino greitesnį darbų perdavimą ir šių darbų tęstinumą darbuotojų atostogų ar ligos atvejais. Buvo patobulinti projektų rizikos ir projektų sudėtingumo valdymo procesai – pildomi projektų rizikos įrašai sistemoje, matoma šių įrašų kitimo istoriją. Anksčiau ši informacija buvo valdoma tik Excel lentelių pagalba.

Nuo 2011 m. liepos 1 d. sukurta universalaus projekto vadovo pareigybė. Pagrindinis tikslas – efektyviai panaudoti turimus resursus, sukuriant pridėtinę vertę ESFA. Su vienu įgyvendinamu projektu vietoje trijų sričių specialistų dirba vienas darbuotojas, gebantis kompleksiškai įvertinti finansinius, viešųjų pirkimų ir vadybinius projekto klausimus tiek paraiškų vertinimo, tiek projektų administravimo etapuose. Rezultatas – pagrindinių veiklų atlikimo terminai sutrumpėjo apie 30 proc.

Siekiant nustatyti perteklinius reikalavimus ir numatyti konkrečius veiksmus administracinei naštai mažinti 2012 m. vadovaujantis Standartiniu išlaidų modeliu (angl. SCM – Standard Cost Model) buvo atliktas administracinės naštos pareiškėjams ir projektų vykdytojams tyrimas, kurio metu nagrinėti Lietuvos Respublikos teisės aktai ir ESFA vidaus dokumentai. Šio tyrimo tikslas – remiantis ES struktūrinės paramos administravimo patirtimi, įvertinti pareiškėjų ir projektų vykdytojų per vienerius metus patiriamą administracinę naštą. Laikantis darbo grupės numatytų nutarimų įgyvendinimo plano, administracinė našta pareiškėjams ir projektų vykdytojams turėtų sumažėti apie 40 proc.

 

Šaltiniai: projekto atstovo suteikta informacija.

RSS srautas
×